Как выбрать компьютерную бухгалтерскую программу

Чем быстрее вы решитесь на использование компьютерной бухгалтерии, тем быстрее почувствуете улучшение эффективности управления финансами.

Несмотря на то, что большинство российских организаций, оснащены
компьютерами, постоянно во многих из них бухгалтерский учет ведется вручную
— в виде так называемой главной книги или только в бумажном виде. Такой
метод может быть эффективным при работе с небольшим количеством
финансовые операции в год. Однако, если их много, надо
подумать о покупке программы для ведения бухгалтерского учета.

Что за программа?

Компьютерная программа учета-это инструмент, который записывает,
собирает и обрабатывает все финансовые операции, происходящие в
организации. Облегчает создание плана счетов и исправно составляет
отчетность по финансовым документам
расчеты и счета, а также может автоматически создавать
баланс, налоговые декларации, различные ведомости и отчеты.
Как правило, бухгалтерские программы, имеют возможность интеграции с другими,
например, кадры и заработная плата, электронная система обработки счета.
Это позволяет комплексное и эффективное управление
административно-финансовыми данными.

Какую программу выбрать?

Нет необходимости искать программы, созданные
специально для неправительственных организаций. В целом, программы
финансово-бухгалтерские услуги универсальны и соответствуют закону о
бухгалтерском учете, потому что компании и организации
нпо, имеющие статус юридического лица, обязаны вести
полную бухгалтерию.

На рынке существует множество компьютерных программ, например, 1с зуп. Их
цены варьируются от нескольких сотен до нескольких тысяч у.е. Которые подороже
предназначены в основном для компаний, которые имеют большие потребности в
обработке данных, например, при опте и наличию
складов. Организациям, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, в
вполне достаточно программ, менее сложных. Важно, чтобы
ваша программа была простой в использовании и установке, имел возможность
простого обновления и, возможно, бесплатного доступа для консультаций
технической поддержки программного обеспечения. Сразу стоит
при выборе программы узнать предполагаемую стоимость ее эксплуатации
(стоимость следующего обновления, консультации, возможные модификации
по запросу пользователя и т. д.). Проверяй также демо-версию, которая
обычно доступна на сайте производителя
программного обеспечения.

Программа должна быть непиратской и обязательно должна
выполнять условия, записанные в законе о бухгалтерском учете, о
среди прочего, безопасность данных и отсутствие возможности изменения
записи после закрытия месяца. Как пользователь, вы должны иметь
лицензию на использование программы. Это очень важное условие правильности
имеющегося программного обеспечения, часто проверяется
аудиторами.

Минимум необходимых функций и возможностей, которыми должна обладать наша компьютерная программа это:

возможность расширения и изменения плана счетов, включая разработку синтетических счетов с аналитическими счетами, по крайней мере девяти цифр после синтетического счета; этот параметр необходим для детального учета затрат отдельных проектов, так что все категории и позиции затрат наших бюджетов могут быть отражены в плане счетов; это чрезвычайно важно для организаций, которые выполняют несколько проектов и хотят детализировать расходы и доходы для каждого предприятия;
возможность привязки счетов бухгалтерского учета с таблицей баланса и счетам результатов, чтобы иметь возможность автоматически генерировать финансовый отчет в любой момент (например, баланс за первый квартал, счет фин. результатов за I полугодие);
возможность изменения положения таблицы баланса и счета результатов, так, чтобы настроить их для соответствующих шаблонов отчетов; обычно в купленной программе, уже модельный баланс и счет фин. результатов,
возможность экспорта данных с помощью компьютерной программы электронных таблиц, например, Excel; эта функция позволит вам использовать данные бухгалтерского учета в составленной вами таблице.

Другие важные и полезные функции компьютерных бухгалтерских программ это:

возможность дополнительного обозначения отдельных финансовых операций с целью их группировки в другой системе, отличной от плана счетов (например, с помощью дополнительного плана);
возможность создания авторских отчетов, использующих учет данных;
возможность суммирования и печати выбранных операций и записей – эта функция полезна при составлении подробных спецификаций для анализа отдельных групп расходов;
безопасность и ограничение данных – эта функция позволяет использовать данные бухгалтерского учета для многих пользователей, в строго определенном диапазоне (через ограниченные коды доступа); это означает, что после короткого обучения заинтересованные лица (например, руководители проектов, директора) и могут сами заглянуть в данные бухгалтерского учета, без посредничества бухгалтера, и постоянно контролировать выбранные записи. Конечно, в этом случае следует позаботиться о запрете частным лицам отдела бухгалтерского учета каких-либо изменений.

Как правило, бухгалтерские программы просты в использовании и после них
мы быстро почувствуем повышение эффективности управления
финансами нашей организации. Такая программа упрощает работу,
исключает утомительные и трудоемкие действия, мгновенно можем
получить соответствующую финансовую информацию о нашей деятельности.

В профессиональных и современных неправительственных организациях
мы определенно больше не находим бухгалтерию, управляемую с помощью
журналов и архивов, заполненных вручную. Стоит стремиться к
достижению нового уровня.