АйЯй Новости АйЯй Новости Интересные новости со всего мира
Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой
Инспекторы вправе запросить на проверках документы. Представить их надо в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но в кодексе четко не сказано, как правильно заверить прошивку документов для налоговой.
Раньше чиновники требовали ставить визу на каждом листе, а одной подписью разрешали заверять только многостраничные документы (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
В письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 Минфин впервые разрешил заверять одной подписью всю прошивку документов для налоговой. Однако надо учитывать следующее.
Как сшивать документы для налоговой
Объем бумаг в одной прошивке документов для налоговой не должен превышать 150 листов.
Прошить листы надо так, чтобы были видны все даты, визы и т. п., инспектор мог свободно прочитать текст и снять копии, а пачка не разрушилась.
Каждый лист прошивки документов для налоговой необходимо пронумеровать начиная с единицы (1, 2, 3 и т. д.).
Пакет нужно сшить прочной нитью в два-четыре прокола, концы нити вывести на оборотную сторону пачки и связать.
Как заверять документы для налоговой
На оборотной стороне наклеить бумажный прямоугольник размером примерно 4 на 5 см, который закрывает место сшива. За пределы наклейки могут выходить только концы нитей.
На наклейке надо сделать надпись «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью», записать число листов (цифрами и буквами), а затем поставить должность сотрудника, который заверил копию, подпись с расшифровкой и дату заверения.
Если компания использует печать, ее ставят так, чтобы штамп захватывал край наклейки, подпись и дату. Удобнее использовать наклейку с готовым текстом, тогда работник поставит от руки только подпись, дату заверения и число листов.
Как заверять документы для налоговой. Образец
Пакет документов необходимо направить в инспекцию вместе с сопроводительным письмом. В письме надо записать, в ответ на какое требование компания направляет документы, количество подшивок и число листов в каждой подшивке.
Если компания отступит от этих правил, то есть риск, что инспекторы откажутся принимать документы. Поэтому безопаснее придерживаться правил, которые прописал Минфин.
Компания, которая продолжает использовать печать, может заверить копии любым штампом. Например, для документов.
Некоторые компании заверяют копии факсимильной подписью, так как это ускоряет процесс. Но по ГОСТу допускается только личная подпись (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому инспекторы могут посчитать, что документы не представлены и оштрафовать на каждый на 200 рублей (ст. 126 НК РФ).
Как составить сопроводительное письмо к прошивке документов для налоговой
Чиновники не требуют составлять опись документов, которые входят в подшивку. Но безопаснее это сделать и направить ее вместе с бумагами. Это исключит споры по поводу того, все ли документы компания представила.
Подшить документы можно так, чтобы в одной подшивке были бумаги одного вида. Например, только накладные или только счета-фактуры. Так и компании будет проще проверить, какие бумаги она представила, и инспекции будет удобнее найти документы в подшивке.
В сопроводительном письме компании часто забывают написать, в ответ на какой запрос высылают документы. Без этих реквизитов налоговикам сложно отследить, исполнила компания требование или нет. А значит, есть риск, что налоговики выпишут штрафы за непредставленные документы (ст. 126 НК РФ).
Образец сопроводительного письма к прошивке документов для налоговой
Скачать Образец сопроводительного письма можно по ссылке в конце статьи.