Business Travel оптимизирует документооборот через «Госключ»

Мобильное приложение «Госключ» создано при поддержке Минцифры России специально для подписания документов онлайн. Этот удобный и безопасный сервис бесплатно создает сертификат электронной подписи (ЭП) и уже через пару минут пользователь может подписывать документы, которые будут имеют юридическую силу.

Одними из первых данную интеграцию между платформой и онлайн-сервисами для деловых поездок реализовала платформа для организации командировок и управления расходами Ракета. Что позволяет подписывать документы прямо на смартфоне. Благодаря этому деловые туристы, сотрудники компаний теперь могут подписывать документы в электронном виде, ускоряя бизнес-процессы посредством перевода документооборота из бумажного в электронный формат.

Сотрудники компаний могут сформировать и подписать электронной подписью авансовые отчеты по итогам командировок. Путешественнику нужно сделать всего несколько кликов: создать отчет, нажать на кнопку «Подписать в Госключе», перейти в мобильное приложение «Госключ» и следовать подсказкам на экране.

После отправки в «Госключ» документ необходимо подписать в течение 24 часов. Как только путешественник сделал это в приложении, статус документа меняется на «Подписан» и «возвращается» в Ракету. Здесь или в «Госключе» его можно скачать вместе с sig-файлом подписи. Работодатель после этого заверяет документ в своей учетной системе.

Если по каким-то причинам сотрудник хочет отказаться от подписания документа, он может это сделать и статус изменится на «Отклонен». Удостоверить цифровые документы по командировкам в «Госключе» можно в течение 24 часов, после чего их статус меняется на «Устарел».

Деловым туристам для использования «Госключа» в командировочных документах не требуется производить какие-то специальные процедуры. Необходимо лишь внести в профайл сотрудника в Ракете номер СНИЛС: именно по нему «Госключ» идентифицирует работника, а также установить мобильное приложение «Госключ» и получить сертификат электронной подписи.

Использование возможностей мобильной ЭП (приложение «Госключ») при организации командировок в Ракете и подписании документов в цифровом формате позволяет компаниям:

— сократить расходы, переведя документооборот из бумажной в электронную форму;

— снизить нагрузки на инфраструктуру, не создавая необходимость в хранении ключевых пар на токенах/серверах компании;

— ускорить и упростить бизнес-процессы в целом.

Для сотрудников компаний, которые ездят в командировки с Ракетой, тоже есть существенные плюсы использования ЭП «Госключа»:

— не нужно привязываться к рабочему месту, документы можно подписывать на мобильном устройстве в любое время и в любой локации. Особенно это ценно для работников с разъездным характером деятельности и тех, кто много времени проводит в командировках, в удалении от офиса;

— отсутствует необходимость личного посещения удостоверяющего центра для получения сертификата электронной подписи — идентификация пользователя осуществляется дистанционно.